Rozporządzenie o EZIG wymienia w art. 5 pięć elementów stanowiących obligatoryjny składnik umowy o utworzeniu zgrupowania (aktu erekcyjnego), przy czym pierwsze z czterech elementów mają zastosowanie do każdego EZIG. Owe elementy stanowią wyłączną materię umowy o utworzeniu zgrupowania i nie mogą zostać wyrażone w innym akcie, np. w uchwale członków zgrupowania. Innymi słowy przepis art. 5 określa minimalny zakres konsensu stron dla umowy o utworzeniu zgrupowania.

Zgodnie z preambułą, znaczna swoboda członków zgrupowania przy organizowaniu ich stosunków umownych i wewnętrznego funkcjonowania zgrupowania jest gwarancją zdolności zgrupowania do dostosowania się do warunków gospodarczych (tiret 8 preambuły).

Umowa o utworzeniu zgrupowania – zgodnie z regulacją samego rozporządzenia - nie wymaga szczególnej formy (np. aktu notarialnego). Dla jej zawarcia wystarcza zachowanie zwykłej formy pisemnej. Z istoty rzeczy – z uwagi na obowiązek złożenia umowy o utworzeniu zgrupowania do właściwego rejestru (art. 7) – umowa nie może zostać zawarta w sposób ustny. Niemniej zaznaczyć należy, iż prawa narodowe niekiedy wprowadzają w tym względzie uregulowania szczególne. Na przykład w odniesieniu do zgrupowań z siedzibą w Austrii i na Słowacji podpisy członków muszą być notarialnie poświadczone.

Rozporządzenie nie zawiera żadnej wskazówki co do języka kontraktu. Umowa o utworzeniu zgrupowania może być – ale nie musi – sporządzona w języku powiązanym z jednym z członków zgrupowania. Szczegółowe postanowienia w tej kwestii mogą zawierać przepisy prawa krajowego. Z istoty rzeczy regulacje narodowe stanowią, iż jeżeli umowa jest spisana w innym języku niż język państwa rejestru, wówczas do rejestru należy złożyć uwierzytelnione tłumaczenie. Umowa o utworzeniu zgrupowania może być sporządzona w więcej niż jednym języku. Językiem umowy nie musi być jeden z języków urzędowych państw członkowskich Unii Europejskiej (może to być np. język rosyjski). W przypadku sporządzenia umowy o utworzeniu zgrupowania w więcej niż jednym języku stosowna klauzula umowna powinna ustalać relacje pomiędzy wersjami językowymi tej samej umowy.

Wpisowi do właściwego rejestru podlega każda zmiana umowy zgrupowania (art. 7 litl „a”), bez względu na to czy owa zmiana dotyczy elementów obligatoryjnych czy elementów fakultatywnych umowy

Można wskazać na dwie istniejące w praktyce koncepcje dotyczące kształtowania umowy o utworzeniu zgrupowania. Pierwsza z nich zakłada potrzebę jak najbardziej szczegółowego uregulowania stosunku zgrupowania. Z kolei druga rezygnuje z wyczerpującej regulacji na rzecz zarysowania jedynie ogólnych zasad działania zgrupowania. Przy wyborze jednego z wchodzących w grę rozwiązań pamiętać należy o tym, iż prostota konstrukcji zgrupowania stanowi jego istotny atut. Umowa o utworzeniu zgrupowania nie musi być bardzo rozbudowana. Wiele spraw można powierzyć do rozstrzygnięcia uchwale członków. Wniosek taki wypływa z samej analizy konstrukcji przepisów rozporządzenia, które pewne materie spraw poddają regulacji umowy o utworzeniu zgrupowania lub uchwale członków.

Umowa o utworzeniu zgrupowania jest jednym z elementów budulcowych stosunku prawnego zgrupowania i należy umieścić ją pośród innych jego źródeł.

Wymienić tu należy:

• rozporządzenie

• inne akty prawa europejskiego

• przepisy prawa krajowego wydane w celu wykonania rozporządzenia

• inne przepisy prawa krajowego

• inne źródła wyznaczone przez właściwe przepisy np. zasady dobrej wiary, zwyczaje, itp.

• akty wewnętrzne zgrupowania (uchwały członków, regulaminy wewnętrzne, itp.)

Umowa o utworzeniu zgrupowania jest wynikiem szeregu czynności podejmowanych przed jej zawiązaniem. Założyciele mogą podejmować czynności zarówno faktyczne jak i prawne. Punktem wyjścia jest skojarzenie stron przyszłej umowy o utworzeniu zgrupowania. Najczęściej ma miejsce etap negocjacji w ramach którego następuje m.in. zdefiniowanie celów zgrupowania. Nie można wykluczyć bardziej złożonych form ustalenia zasad postępowania i przyjęcia wstępnych porozumień założycieli, umów o negocjacje, punktacji czy listów intencyjnych. Por. S. Włodyka, Kodeksowe spółki atypowe, Warszawa 2004r., s. 94 i n. W tym stadium – przed podpisaniem umowy – brak jest jeszcze zalążka struktury organizacyjnej przyszłego zgrupowania, nie istnieje jakakolwiek więź prawna czy stosunek tożsamości pomiędzy układem stosunków przyszłych założycieli zgrupowania a EZIG in spe (zob. uwagi do art. 6, passus nr 9 - 11) czy dojrzałą postacią EZIG (po wpisie do rejestru). W konsekwencji do etapu przed zawarciem umowy nie znajdzie zastosowania art. 9 ust. 2. Por. S. Włodyka, Kodeksowe..., s. 100 – 101.

Brak jest zakazu podpisania umowy o utworzeniu zgrupowania przez pełnomocnika. Rozwiązanie takie ma swoją popularność w praktyce.

Po pierwsze umowa założycielska powinna określać nazwę zgrupowania. Nazwa zgrupowania winna być poprzedzona lub zakończona zwrotem „europejskie zgrupowanie interesów gospodarczych” lub skrótem „EZIG” jeżeli ten zwrot lub skrót nie jest częścią tej nazwy. Zaznaczyć należy, iż każdy z języków państw Unii Europejskiej posiada własne określenie zgrupowania. Tytułem przykładu, dla ułatwienia identyfikacji tej instytucji w praktyce, podać należy, iż zgrupowanie:

• w języku angielskim to – European Economic Interest Grouping (EEIG)

• w języku niemieckim to – Europäische wirtschaftliche Interessenverainigung (EWIV)

• w języku francuskim to – Groupement européen d’itntérêt économique (G.e.i.e.)

• w języku włoskim to – Gruppo europeo di interesse economico (G.e.i.e.)

• w języku hiszpańskim to – Agrupacion eurropeo de intéres económico (AEIE)

· w języku portugalskim to – Agrupamento Europeo de Interesse Economico (GEIE)

· w języku duńskim to – Europaeiske/konomiske Firmagruppe (E/FG)

· w języku holenderskim to – Europese Economische Samenwerkingsverbanden (EESV)

· w języku greckim to – Evropaikos Omilos Economicou Skopou (EOOS)

· w języku irlandzkim to – Grupail Eurpach un Leas Eacnamaioch (GELE)

Nazwa zgrupowania nie powinna naruszać postanowień prawa firmowego w państwie, w którym jest ono rejestrowane. W myśl orzeczenia Trybunału Sprawiedliwości z 18.12.1987 r. pozostałe elementy nazwy zgrupowania podlegają postanowieniom prawa krajowego właściwego z uwagi na siedzibę zgrupowania. Sprawa C - 402/96. Trybunał wydał tzw. orzeczenie wstępne w sprawie, w której zgrupowaniu z siedzibą w Niemczech odmówiono rejestracji nazwy fantazyjnej w brzmieniu European Information Technology Observatory, Europäische Wirtschaftliche Interessenvereinigung. Zgodnie z niemieckimi regulacjami, do zgrupowania stosuje się m.in. przepisy o firmie spółki jawnej, a te stanowiły iż firma może się składać z nazw personalnvch lub nazw personalnych i innych dodatków, ale nie z nazwy opisującej przedmiot działalności. Bezpośrednie odesłanie do norm prawa wewnętrznego odnośnie nazw handlowych, w zakresie nieuregulowanym w rozporządzeniu zawiera np. ustawa szwedzka wykonująca postanowienia rozporządzenia.

23. piśmiennictwie wskazuje się także i na inne przykłady wpływu prawa krajowego na nazwę zgrupowania. W Wielkiej Brytanii nazwa zgrupowania nie może zawierać zwrotów: limited, unlimited, public limited company lub ich walijskich ekwiwalentów. Zob. też European Economic Interest Groupings. Commercial, legal and tax considerations, Jordans 1990. praca zbiorowa, s. 46. Z kolei w Szwecji nazwa zgrupowania może być zarejestrowana w dwóch lub więcej językach pod warunkiem że każda wersja językowa wskazana jest w umowie o utworzeniu zgrupowania.

Szczególne zasady dotyczące firmy mogą wynikać z przepisów prawa krajowego w przypadku likwidacji lub upadłości zgrupowania.

Po drugie, umowa o utworzeniu zgrupowania powinna określać siedzibę zgrupowania. Co do dyskusji nad przyjęciem koncepcji siedziby zgrupowania, wobec różnych modeli panujących w państwach członkowskich, zob. I. Hykawy [w:] Prawo Wspólnot Europejskich a prawo polskie. Prawo gospodarcze. pod red. M. Safjana, Warszawa 2002r., s. 291.

Zgrupowanie może mieć tylko jedną siedzibę.

Rozporządzenie wprowadza tu pewne dwa ogólne wymogi co do siedziby zgrupowania (art. 12). Jest to swoista mutacja jednej z odmian teorii siedziby (place of central administration, effektiver Sitz, cen’tre d’administration). Co do teorii siedziby zob. W.Klyta, Spółki kapitałowe w prawie prywatnym międzynarodowym, Zakamycze 2002r., s. 21 i n. Otóż siedziba EZIG powinna znajdować się na terytorium Unii Europejskiej (EOG), a nadto powinna zostać umiejscowiona tam, gdzie zgrupowanie ma swój zarząd główny lub gdzie jeden z członków zgrupowania ma swój zarząd główny lub, w przypadku osoby fizycznej, gdzie prowadzi ona swoją główną działalność, jeżeli zgrupowanie także prowadzi tam swoją działalność.

Siedziba EZIG jest niezwykle ważnym elementem umowy, gdyż stanowi łącznik o charakterze personalnym, czyli kryterium ze względu na które do stosunku prawnego zgrupowania stosuje się normy określonego systemu prawnego. Zgrupowanie może przenieść swoją siedzibę w ramach terytorium państwa członkowskiego lub do innego państwa. Mobilność zgrupowania należy – zgodnie z założeniami – do jednych z jego rysów konstrukcyjnych. European Economic ..., s. 11, 33.

Co ważne, rozporządzenie, celem zapewnienia zgrupowaniu operatywności, zakłada iż przeniesienie siedziby z jednego państwa do drugiego nie ma wpływu na jego podmiotowość prawną, gdyż nie wiąże się z jego rozwiązaniem. Por. Komunikat, pkt II.4.

Po trzecie, umowa o utworzeniu zgrupowania powinna określać konkretne cele, dla których zgrupowanie jest utworzone. European Economic ..., s. 47 i n.

O pewnych ograniczeniach celów zgrupowania wprowadzonych przez rozporządzenie była już mowa wcześniej. Dalsze ograniczenia mogą wynikać z prawa krajowego. Np. we Francji zgrupowanie nie mogłoby zajmować się działalnością bankową. European Economic..., s. 48. Zob. uwagi do art. 3.

Po czwarte, umowa o utworzeniu zgrupowania powinna określać nazwę, firmę, formę prawną, stały adres lub zarejestrowaną siedzibę każdego z członków zgrupowania (a ponadto numer i miejsce rejestracji członka jeżeli podlega on rejestracji). W praktyce określenie takie umieszczane jest zwykle na początku umowy. Wymóg bardzo precyzyjnego określenia danych członków zgrupowania uzasadniony jest ich międzynarodowym charakterem i związaną z tym potrzebą ułatwienia ewentualnym zainteresowanym identyfikacji członków EZIG.

Po piąte, umowa o utworzeniu zgrupowania powinna określać czas trwania zgrupowania, jeżeli jest on ograniczony. Ujawnienie w umowie ograniczonego czasu na który zostało powołane zgrupowanie ma znaczenie z punktu widzenia bezpieczeństwa obrotu. Powołanie EZIG na krótki okres czasu wyklucza możliwość zawierania przez ten podmiot umów długoterminowych, przekraczających jego – zakreślony umową – żywot prawny.

Zgrupowanie może zostać powołane na czas nie określony lub na czas określony (tzw. societas in tempus coita). Zgrupowanie zgodnie z założeniem swojej elastycznej konstrukcji może zostać powołane ad hoc dla realizacji jednego celu gospodarczego (tzw. societas unius rei). Zob. Komunikat, pkt II.4. W praktyce obrotu sformułowano również następujące postanowienie co do czasu trwania zgrupowania: „zgrupowanie powoływane jest na okres czasu określony przez większość członków zgrupowania.”

Brak jest w rozporządzeniu ograniczeń co do minimalnego czy maksymalnego okresu czasu, na który zgrupowanie może zostać powołane.

Francuski pierwowzór EZIG mógł być powołany tylko na czas określony. I. Hykawy [w :] Prawo Wspólnot ..., s. 301

W przypadku, gdy w umowie zgrupowania brak jest informacji o czasie trwania zgrupowania, uznać należy, iż zostało ono powołane na czas nieokreślony.

Co do skutków upływu terminu na który zgrupowanie zostało powołane zob. komentarz do art. 31 ust. 2 lit. „a”. W praktyce zgrupowanie może istnieć dłużej niż przez okres czasu na który zostało powołane (zob. art. 31 ust. 2 in fine).

Wobec syntetycznej regulacji EZIG w rozporządzeniu treść umowy o utworzeniu zgrupowania jest w praktyce wzbogacana o dodatkowe elementy. W umowie o utworzeniu zgrupowania mogą znaleźć się w szczególności następujące dodatkowe klauzule podane poniżej. Zob. European Economic ..., s. 46 i n., S. Włodyka, Strategiczne umowy przedsiębiorców, Warszawa 2000r., s. 250 i n., I. Hykawy [w:] Prawo Wspólnot ..., s. 299.

Po pierwsze, w umowie o utworzeniu zgrupowania mogą znaleźć się klauzule uzupełniające obligatoryjne elementy umowy:

1. 1. klauzula wskazująca na istotne okoliczności, w związku z którymi strony zawierają umowę,
   2. klauzula określająca w jaki sposób mają zostać osiągnięte cele zgrupowania,

Po drugie, wskazać należy na klauzule dotyczące stosunku członkostwa w zgrupowaniu:

1. 3. klauzula określająca zakres uczestnictwa poszczególnych członków z działalności zgrupowania
   4. klauzula przyznająca więcej niż jeden głos członkowi/członkom zgrupowania
   5. klauzula wyłączająca zasadę jednomyślności członków przy podejmowaniu uchwały w przedmiocie zmiany obowiązków członka zgrupowania (art. 17 ust. 2 lit. „f”)
   6. klauzula określająca w sposób szczególny parytet udziału w zyskach i stratach zgrupowania (art. 21 ust. 1 i ust. 2)
   7. klauzula określająca dodatkowe prawa i obowiązki członków,
   8. klauzula ustanawiająca prawa pierwszeństwa nabycia udziału w zgrupowaniu na rzecz jego członków (tzw. praelatio inter socios)
   1. klauzula wprowadzająca szczególne zasady co do wyrażenia zgody członków na ustanowienie zabezpieczenia na udziale w zgrupowaniu (22 ust. 2)
   10. klauzula zwalniająca nowego uczestnika od odpowiedzialności za długi zgrupowania powstałe przed jego przystąpieniem (art. 26 ust. 2)
   11. klauzula ustalająca szczególne zasady wystąpienia członka ze zgrupowania, (art. 27 ust. 1)
   50. klauzula wskazująca szczególne przyczyny dla wyłączenia członka ze zgrupowania (art. 27 ust. 2)
   1000. klauzula ustalająca szczególne zasady dla wstąpienia do zgrupowania spadkobierców zmarłego członka (art. 28 ust. 2)
   14. klauzula określająca zasady rozliczeń z ustępującym członkiem zgrupowania

Po trzecie, w umowie o utworzeniu zgrupowania mogą znaleźć się postanowienia dotyczące struktury organizacyjnej zgrupowania:

• • klauzula wprowadzająca postanowienia dotyczące struktury organizacyjnej zgrupowania, np. powołania nowych organów
  • klauzula wprowadzająca zasady reprezentacji łącznej (art. 20 ust. 2)
  • klauzula określająca warunki powołania, odwołania zarządców i ich uprawnienia (art. 19 ust. 3)
  • klauzula wyłączająca zasadę jednomyślności członków przy podejmowaniu uchwały w przedmiocie jakiejkolwiek zmiany umowy o utworzeniu zgrupowania innej niż ta, o której mowa w art. 17 ust. 2 (art. 17 ust. 2 lit. „g”)
  • klauzula wyłączająca zasadę jednomyślności członków przy podejmowaniu uchwały w przedmiocie rozwiązania zgrupowania z uwagi na swobodne uznanie jego członków (art. 31 ust. 1)
  • klauzula określająca terminy organizowania konsultacji członków celem podjęcia uchwały, częstotliwość odbywania konsultacji członków (na przykład nie rzadziej niż raz pół roku, przynajmniej raz w roku), inne osoby uprawnione do organizowania konsultacji

Po czwarte, należy wskazać na grupę różnorodnych klauzul, które dotyczą zgrupowania:

1. 21. klauzula przewidująca skutek zaprzestania działalności zgrupowania na wypadek utraty członkostwa przez jednego z członków zgrupowania (art. 30)

1. 5. klauzula określająca przyczyny dla rozwiązania zgrupowania (art. 31 ust. 2 lit. „a”)

1. 23. klauzula określająca zasady korzystania z praw własności intelektualnej zgrupowania (nazwy, znaku towarowego, itp.) przez członków zgrupowania

1. 10. klauzula ustalająca zasady wzajemnej lojalności, obowiązującej pomiędzy członkami zgrupowania i w relacji członek zgrupowania – zgrupowanie. Za naruszenie zasady lojalności można uznać np. ujawnienie wobec osób trzecich tajemnic zgrupowania, zatajenie informacji istotnych z punktu widzenia celów zgrupowania, podejmowanie działalności mogącej utrudnić lub uniemożliwić osiągnięcie celów zgrupowania. Umowa może określać zakres zachowań, które nie będą traktowane jako sprzeczne z zasadą lojalności (tzw. regulacja negatywna).

1. 25. klauzula określająca zasady tworzenia oddziałów przez zgrupowanie

Po piąte, umowa o utworzeniu zgrupowania może być wzbogacona o tzw. klauzule dodatkowe:

1. 26. klauzula koncyliacyjna określająca sposób postępowania w przypadku powstania wątpliwości przy wykładni treści postanowień umowy
   1. postanowienie o sposobie rozwiązywania ewentualnych sporów, np. klauzula mediacyjna (arbitrażowa) ze wskazaniem trybu i zasad przeprowadzania mediacji (arbitrażu), ewentualne klauzule jurysdykcyjne i prorogacyjne (wskazujące sąd danego państwa właściwy do rozpoznania sporów i odpowiednio siedzibę właściwego sądu)
   28. klauzula o języku umowy (wskazanie języka autentycznego w przypadku dopuszczenia tłumaczenia umowy na inne języki, itp.).
   55. postanowienie o języku komunikacji w zgrupowaniu, języku wykonywania uprawnień członkowskich
   82. określenie roku obrotowego zgrupowania; wprowadzenie innych zapisów związanych ze sprawami księgowymi (np. określenie sposobu przeprowadzania audytu)
   109. określenie zasad ponoszenia kosztów sporządzenia umowy o utworzeniu zgrupowania

Umowa o utworzeniu zgrupowania zawiera z reguły postanowienia określające sposób finansowania działalności zgrupowania. Nadmienić należy, iż dla utworzenia zgrupowania nie jest wymagane zebranie kapitału zakładowego czy obowiązkowe wniesienie wkładów majątkowych. Sytuacja ta odróżnia zgrupowanie od konstrukcji spółki kapitałowej, w której kapitał winien być zebrany w określonym przedziale czasowym. Komunikat, pkt II.4., I. Hykawy [w :] Prawo Wspólnot ..., s. 307. Członkowie mogą natomiast wnosić wkłady na rzecz zgrupowania stopniowo, w zależności od potrzeb, co pozwala na optymalne wykorzystanie zebranych funduszy, bez niepotrzebnego blokowania środków przez zgrupowanie. Możliwe jest zwolnienie niektórych (a nawet wszystkich) członków od obowiązku wnoszenia wkładów. Owa elastyczność w odniesieniu do wnoszenia wkładów stanowi jedną z bardziej atrakcyjnych cech EZIG. Udział w finansowaniu działalności zgrupowania może polegać na cyklicznych wpłatach. European Economic …, s. 41. Członkowie zgrupowania mogą wnosić wkłady pieniężne, niepieniężne (a w tym prawa na dobrach niematerialnych, jak np. własność przemysłową). Komunikat, pkt II.4, European Economic …, s. 41, por. I. Hykawy [w :] Prawo Wspólnot ..., s. 274. Wkłady niepieniężne nie podlegają jakiejkolwiek normatywnej procedurze weryfikacji. Działalność zgrupowania może być również finansowana w inny sposób, nie przez uzyskiwanie wpływów od członków EZIG, ale w drodze uzyskania kredytu bankowego, pożyczki od osoby trzeciej (tzw. finansowanie zewnętrzne). European Economic …, s. 42 – 43. K.Oplustil, Spółka europejska i europejskie zgrupowanie interesów gospodarczych, Warszawa 2005r., s. 108. Członkowie zgrupowania mogą również zostać zobligowani do pozyskania środków w imieniu własnym, celem ich przekazania na rzecz zgrupowania. Taki typ finansowania wykorzystywany był przy umowach typu joint venture i nie jest wykluczony w odniesieniu do finansowania działalności EZIG. European Economic …, s. 4. W praktyce, w umowach o utworzeniu zgrupowania wprowadza się następujące zasady finansowania zgrupowania:

• przez wniesienie opłaty wpisowej

• przez wnoszenie cyklicznych składek

• w drodze przysporzenia ustalonego uchwałą członków

Umowa o utworzeniu zgrupowania nie powinna naruszać europejskiego jak i krajowego prawa konkurencji. Jest to bardzo ważne zagadnienie w związku z konstrukcją zgrupowania, która mogłaby zostać nadużyta przez swoich członków do praktyk o charakterze monopolistycznym. European Economic ..., s. 65 i n.

Niekiedy przepisy prawa krajowego mogą wprowadzać szczegółowe regulacje znajdujące zastosowanie do umowy o utworzeniu zgrupowania, a dotyczące wycinkowych problemów EZIG. Por. uwagi do art. 13 ust. 1 ustawy (zakaz wyłączenia w drodze umowy o utworzeniu zgrupowania uprawnienia wierzyciela do „wypowiedzenia umowy zgrupowania”).

W przypadku braku uregulowania szeregu kwestii dodatkowych w umowie o utworzeniu zgrupowania, niedostatek regulacji umownych może zostać zastąpiony w szczególności uchwałą członków zgrupowania.

Blog