PODPISYWANIE UCHWAŁ RADY NADZORCZEJ SPÓŁKI AKCYJNEJ

Wiele rad nadzorczych spółek akcyjnych obraduje w sposób hybrydowy: stacjonarnie i zdalnie. Pojawia się w tym wypadku praktyczne pytanie o zasady podpisywania uchwał podjętych na tak zwołanym posiedzeniu.

Uchwała rady nadzorczej jako akt działania kolegialnego

Rada nadzorcza spółki akcyjnej z istoty rzeczy jest zawsze organem kolegialnym. Organ kolegialny podejmuje swoje decyzje w formie uchwał (por. art. 388 § 1 i art. 391 § 1 KSH). Uchwała rady nadzorczej, co do zasady, jest aktem wewnątrzkorporacyjnym. Niemniej niekiedy ma znaczenie dla czynności prawnych dokonywanych przez spółkę, w szczególności w sytuacji, gdy spółka reprezentowana przez zarząd dla dokonania czynności prawnej (z mocy ustawy bądź statutu) potrzebuje zgody rady nadzorczej. Charakter prawny uchwały jest przedmiotem wielu kontrowersji ale na ogół przyjmuje się, że uchwała jest wielostronną sui generis czynnością prawną czy zbiorowym oświadczeniem woli składanym spółce. Niemniej uchwały rady nadzorczej (uchwały innych organów kolegialnych spółek kapitałowych) wykazują na tyle specyficzny charakter prawny, że nie jest możliwe stosowanie do nich wprost przepisów Kodeksu cywilnego o czynnościach prawnych. Niemniej do uchwał przepisy te należałoby stosować odpowiednio, z uwzględnieniem natury spółki kapitałowej (art. 2 KSH).

Sposoby głosowania nad uchwałą rady nadzorczej spółki akcyjnej

Kodeks, oprócz tradycyjnego, osobistego głosowania nad uchwałą członka rady nadzorczej obecnego na posiedzeniu przewiduje możliwość szczególną: głosowania na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej (art. 388 § 2 KSH), w trybie pisemnym (art. 388 § 3 KSH), przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (art. 388 § 3 KSH). Statut spółki może wyłączyć dopuszczalność głosowania w taki szczególny sposób. Dla głosowania pisemnego i przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość powinny zostać spełnione następujące warunki: po pierwsze, wszyscy członkowie rady powinni zostać powiadomieni o treści projektu uchwały oraz, po drugie, co najmniej połowa członków rady powinna brać udział w podejmowaniu uchwały (statut spółki może przewidywać surowsze wymagania dotyczące podejmowania uchwał w tym trybie). Szereg aplikacji umożliwia zachowanie tajności głosowania przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Czym innym jest jednak (a) akt głosowania nad uchwałą, a czym innym jest (b) sporządzenie protokołu posiedzenia rady, (c) podpisanie protokołu (i uchwał).

Zasady sporządzania protokołu posiedzenia

Z posiedzenia rady nadzorczej spółki akcyjnej – zgodnie z art. 391 § 2 KSH sporządza się bowiem protokół, do którego stosuje się odpowiednio przepisy o protokołach zarządu. Sporządzenie protokołu można powierzyć osobie trzeciej, np. protokolantowi. Protokół powinien zawierać porządek obrad, imiona i nazwiska członków rady nadzorczej uczestniczących w głosowaniu i liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały. Protokół może zawierać i inne elementy, a w tym cały stenogram posiedzenia. Z dniem 13 października 2022 roku wejdzie w życie zasada, zgodnie z którą w protokole zaznacza się również zdanie odrębne zgłoszone przez członka rady nadzorczej wraz z jego ewentualnym umotywowaniem. Uchwała rady nadzorczej jest fragmentem protokołu (załącznikiem do protokołu).

Zasady podpisywania uchwał rady nadzorczej

Protokół rady nadzorczej powinien zostać podpisany (art. 376 w zw. z art. 391 § 2 KSH). Obecnie obowiązuje zasada kodeksowa, że protokoły podpisują obecni członkowie rady nadzorczej.

Z dniem 13 października 2022 roku – w wyniku nowelizacji ustawy, protokół będzie podpisywał co najmniej członek rady nadzorczej prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie, chyba że statut spółki lub regulamin rady nadzorczej będzie stanowił inaczej. Zatem uchwała rady nadzorczej posiada swój substrat w postaci dokumentu. Jest nim fragment protokołu albo załącznik do protokołu rady nadzorczej. Zasady podpisywania protokołów odnoszą się do podpisywania uchwał. Dokument to obecnie bardzo szerokie pojęcie. Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią (art. 77³ KC w zw. z art. 2 KSH). Zastosowanie do stosunku spółki tej definicji jest uzasadnione, gdyż zgodnie z art. 388 § 1¹ KSH w posiedzeniu rady nadzorczej można uczestniczyć również przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że statut spółki stanowi inaczej.

Podpis własnoręczny, kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany

Protokół i uchwała rady nadzorczej może przybrać formę pisemną. Zgodnie z art. 78 § 1 KC do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść uchwały. Uchwała może być podpisana w taki sposób, że każdy członek rady nadzorczej podpisze się na innym dokumencie.

Niemniej oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej (art. 78¹ § 1 KC). Do zachowania formy elektronicznej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78¹ § 1 KC). Dopuszczalne jest sporządzenie protokołu posiedzenia rady nadzorczej w formie elektronicznej i podpisanie go w tej formie.

Zgodnie z art. 20ae ust. 2 i 3 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, dane w postaci elektronicznej opatrzone podpisem zaufanym są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentowi opatrzonemu podpisem własnoręcznym, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej. Nie można odmówić ważności i skuteczności podpisowi zaufanemu tylko na tej podstawie, że istnieje w postaci elektronicznej.

Jeżeli czynność prawna dokonywana przez spółkę, dla której potrzebna jest zgoda rady nadzorczej, wymaga zachowania szczególnej formy (np. aktu notarialnego) to co do uchwały rady nadzorczej nie ma szczególnego cenzusu formy.

Pytanie o dopuszczalność formy dokumentowej

Powstaje pytanie czy można przyjmować uchwały w formie dokumentowej? Zgodnie z art. 77² KC do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Możliwe jest przyjęcie różnych stanowisk. Forma dokumentowa nie wiąże się z „podpisaniem” oświadczenia woli. Tymczasem z art. 376 w zw. z art. 391 § 2 KSH wynika, że protokół powinien być podpisany (art. 376 w zw. z art. 391 § 2 KSH). Według tego założenia uchwały rady nadzorczej nie mogłyby mieć postaci dokumentowej. Z kolei według innej, możliwej interpretacji forma dokumentowa umożliwia identyfikację osoby składającej oświadczenia. Spełnia zatem funkcje podpisu.

Niemniej z ostrożności prawnej należałoby rekomendować wybranie wariantu „bezpiecznego” i podpisywanie uchwał rady nadzorczej w sposób:

• własnoręczny,
• kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
• profilem zaufanym.

Blog