1. Kto może wykonywać indywidualne prawo kontroli za wspólnika będącego osobą prawną z jednoosobowym zarządem? Kto może towarzyszyć wspólnikowi przy wykonywaniu prawa kontroli?
2. Czy indywidualne prawo kontroli może być wykonywane pod nieobecność Zarządu Spółki kontrolowanej? Co oznacza „każdy czas” na przeprowadzenie kontroli?
3. Jaki jest zakres uprawnień kontrolnych wspólnika?
4. Czy można odmówić wglądu do dokumentów Spółki wspólnikowi, którego właścicielem w 100% jest spółka konkurencyjna do spółki kontrolowanej, prowadząca taką samą działalność produkcyjną na innym rynku (produkcja w innym kraju UE)

Dla oceny prawa kontroli zasadnicze znaczenie ma art. 212 k.s.h. w brzmieniu: „§ 1. Prawo kontroli służy każdemu wspólnikowi. W tym celu wspólnik lub wspólnik z upoważnioną przez siebie osobą może w każdym czasie przeglądać księgi i dokumenty spółki, sporządzać bilans dla swego użytku lub żądać wyjaśnień od zarządu. § 2. Zarząd może odmówić wspólnikowi wyjaśnień oraz udostępnienia do wglądu ksiąg i dokumentów spółki, jeżeli istnieje uzasadniona obawa, że wspólnik wykorzysta je w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to wyrządzi spółce znaczną szkodę. § 3. W przypadku, o którym mowa w § 2, wspólnik może żądać rozstrzygnięcia sprawy uchwałą wspólników. Uchwała powinna być powzięta w terminie miesiąca od dnia zgłoszenia żądania. § 4. Wspólnik, któremu odmówiono wyjaśnień lub wglądu do dokumentów bądź ksiąg spółki, może złożyć wniosek do sądu rejestrowego o zobowiązanie zarządu do udzielenia wyjaśnień lub udostępnienia do wglądu dokumentów bądź ksiąg spółki. Wniosek należy złożyć w terminie siedmiu dni od dnia otrzymania zawiadomienia o uchwale lub od upływu terminu określonego w § 3, w przypadku niepowzięcia uchwały wspólników w tym terminie.”

Ponadto należy zwrócić uwagę na bezwzględne prawo kontroli indywidualnej istniejące z mocy prawa, takie jak przeglądanie księgi udziałów (art. 188 § 2 k.s.h.). Ponadto prawo przeglądania dokumentów przez wspólników istnieje w przypadku prowadzenia postępowań restrukturyzacyjnych (art. 505 § 1, 540, § 1 561 § 1 k.s.h.). Prawo to jest bezwzględne i nie można go ani wyłączyć ani ograniczyć.[1]

Zarząd kontrolowanej spółki winien dbać o jej interesy. Przejawia to się m.in. w zapewnieniu prawidłowego przebiegu wykonywania indywidualnego prawa kontroli przez wspólników. Powyższa zasada uzasadnia dokonywanie przez zarząd szczególnych aktów staranności w interesie spółki, w szczególności w przypadku istnienia konfliktu pomiędzy wspólnikami.[2]

Prawo kontroli służy każdemu wspólnikowi. Wspólnik będący osobą prawną działa przez swoje organy (art. 38 k.c.).

Uprawnienia do dokonywania kontroli może być wykonywane tylko osobiście, co oznacza, ze nie można przenieść go na inne osoby.[3] Indywidualne prawo kontroli należy do tzw. „elementów osobowych” w spółce kapitałowej.[4]

Wspólnik może natomiast przybrać sobie inną osobę do pomocy. Osoba trzecia może jednak przeglądać dokumenty tylko w obecności wspólnika.[5] W literaturze podnosi się, ze nie ma przeszkód aby – przy biernym zachowaniu wspólnika – to osoba trzecia sporządzała notatki czy zadawała pytania do wspólnika.[6] Niemniej wyrażono również pogląd przeciwny.[7] Jak trafnie zauważa M. Litwińska, spółka nie powinna być pozbawiona decyzji w sprawie osoby innej niż wspólnik, której udostępnia księgi i dokumenty. W razie wątpliwości co do tej osoby trzeciej zarząd może odmówić wykonania prawa kontroli wspólnikowi.[8] Spółka może żądać pisemnego upoważnienia do kontroli dla osoby trzeciej, a także zachować jego kopię w aktach.[9]

W przypadku wspólnika będącego osobą prawną uprawnienie indywidualnej kontroli wykonuje jej organ zarządzający – członek zarządu. Należałoby wykluczyć działanie wspólnika przez prokurenta albo pełnomocnika. Członek zarządu wspólnika może przybrać sobie osobę trzecią (np. radcę prawnego, biegłego rewidenta, osobę bez żadnych szczególnych uprawnień), która tylko i wyłącznie pod jego obecność może uczestniczyć w czynnościach kontrolnych.

Przepisy o spółce z o.o. nie określają bliżej formy w jakiej wspólnik może wykonywać prawo kontroli. W literaturze trafnie zauważa się, ze jeżeli Kodeks spółek handlowych przewiduje procedurę odwoławczą od decyzji zarządu w sprawie odmowy dopuszczenia do kontroli należałoby postulować zachowanie formy pisemnej zarówno co do wystąpienia wspólnika do zarządu z wnioskiem o udostępnienie ksiąg i dokumentów jak i złożenie wyjaśnień.[10] Uprzednie pisemne zwrócenie się o udostępnienie ksiąg i dokumentów ma oczywisty wymiar praktyczny. Pozwala na przygotowanie żądanych dokumentów, wyjaśnień. Nie bez znaczenia jest dostosowanie kalendarza członków zarządu kontrolowanej spółki do wizyty wspólnika kontrolującego. Jest to jednak tylko postulat.

Indywidualne prawo kontroli nie może być wykonywane pod nieobecność Zarządu kontrolowanej Spółki, względem innej osoby upoważnionej przez Zarząd do udostępnienia dokumentów do kontroli. Stwierdzenie powyższe należy uzasadnić następująco. Zarząd spółki prowadzi jej sprawy i odpowiada za ich stan. Zarząd ma kompetencje do odmowy wglądu do dokumentów (art. 212 § 2 k.s.h.). Z tej przyczyny indywidualne prawo kontroli nie może odbywać się pod nieobecność Zarządu kontrolowanej spółki. Należy wykluczyć dopuszczalność wpuszczenia wspólnika do biura spółki i pozostawienie mu wolnej ręki w tym jakie dokumenty chce przeglądać, chyba że z uwagi na okoliczności stanu faktycznego zarząd uzna, iż taka samodzielna kwerenda dokumentów nie będzie wiązała się z uszczerbkiem interesów spółki. W piśmiennictwie wyrażono zapatrywanie, iż kontrola nie może odbywać się w czasie nieodpowiednim, np. w czasie urlopu zarządu.[11] Prawo kontroli winno być wykonywane w lokalu spółki.[12]

Prawo kontroli może być wykonywane w „każdym czasie”. Kontrolowana spółka nie może zatem tworzyć ograniczeń czasowych dla wykonania prawa kontroli przez wspólnika, tzn. np. nie może wyznaczyć wspólnikowi nieprzekraczalnego terminu do zapoznania się z dokumentami. Z drugiej strony podnosi się, że kontrola winna odbywać się w godzinach pracy biura spółki, choć obie strony mogą zgodzić się na inny termin.[13]

Z istoty rzeczy zarząd ma prawo zwrócić się do wspólnika wykonującego prawo kontroli o czas niezbędny na przygotowanie wyjaśnień, których żąda wspólnik albo o czas na podjęcie decyzji czy dane dokumenty mogą być udostępnione z uwagi na ochronę interesu spółki. Warto postulować aby z przebiegu kontroli spółka sporządzała – choćby jednostronnie podpisany – protokół.

Prawo indywidualnej kontroli nie może odbywać się pod nieobecność zarządu spółki kontrolowanej. Prawo kontroli powinno być wykonywane w rozsądny sposób, w godzinach pracy spółki.

Wykonywanie prawa kontroli nie ma charakteru nadzorczego.[14] W ramach indywidualnego prawa kontroli, z mocy art. 212 § 1 k.s.h., wspólnik ma prawo do:

a) przeglądania ksiąg i dokumentów spółki,

b) sporządzania bilansu dla swego użytku

c) żądania wyjaśnień od zarządu

Powyższe uprawnienia mogą być wykonywane alternatywnie bądź łącznie.[15] Ponadto wspólnik ma prawo kontroli wynikające z przepisów szczególnych (art. 188 § 2, art. 231 § 3, art. 505 § 1, art. 540, § 1, art. 561 § 1 k.s.h.).W piśmiennictwie wyrażono stanowisko, iż ów katalog nie ulega poszerzeniu.[16]

Ustawa nie precyzuje o jakie księgi i dokumenty chodzi. Należy przyjąć, iż chodzi o wszelkie księgi i dokumenty spółki. Bez ograniczeń do ksiąg i dokumentów wymaganych ustawą (np. dla celów podatkowych, księgowych, ubezpieczenia społecznego, statystyki publicznej). Dokumenty, o których mowa w art. 212 § 1 k.s.h., to także dokumenty opatrzone klauzulą tajności.[17] W literaturze podaje się następująca kazuistykę: listy obecności, spis inwentarza, księgę obiegu dokumentów, dokumentację rozliczeń ZUS, potwierdzenia uiszczenia opłat, protokoły pokontrolne, treść umów, korespondencji, dokumenty związane z toczącymi się procesami.[18] Listę tą należałoby uzupełnić o wyciągi z rachunków bankowych, raporty kasowe, itp. Niemniej na gruncie Kodeksu handlowego J. Namitkiewicz wyraził zapatrywanie – z porówniania uprawnień kontrolnych wspólnika z uprawnieniami kontrolnymi rady nadzorczej – że wspólnik nie ma aż tak dalekich uprawnień aby przeglądać każdy dział czynności spółki, badać kasę, zapas towarów i papiery wartościowe.[19] W piśmiennictwie podnosi się, że jeżeli przepisy prawa publicznego, np. z zakresu ochrony danych osobowych, tajemnicy państwowej, obronności kraju ograniczają dostęp do informacji, to jest on skuteczny także w stosunku do wspólników wykonujących indywidualne prawo kontroli.[20] Kontrolowana spółka nie ma obowiązku udostępniania wspólników akt sprawy toczącej się przeciwko wspólnikowi, w tym w szczególności opinii prawnych zasięganych w sprawie wspólnika wykonującego prawo kontroli.

Bilans dla własnego użytku nie jest tożsamy z pojęciem bilansu w przepisach o rachunkowości.[21] A. Szumański uznał, że ograniczenie co do sporządzenia bilansu na własny użytek nie oznacza, iż wspólnik nie ma prawa „sporządzać notatek, czy odpisów z innych dokumentów” czyniąc to na własny użytek. „Interpretacja przeciwna, polegająca na tym, że bilans na własny użytek jest dokumentem >wynoszonym< przez wspólnika ze spółki, zaś pozostałe dokumenty są tylko do przeglądania, bez prawa sporządzania notatek czy kserokopii, byłoby rozwiązaniem absurdalnym.”[22] Ten sam Autor w innym miejscu podnosi, że wspólnik ma prawo żądać od spółki przekazania mu kserokopii dokumentów, gdyż ograniczenie sposobu wykonywania tego prawa jedynie do sporządzania notatek, a wiec np. do ręcznego przepisania treści dokumentu, bez możliwości jego kserowania, „byłoby nonsensowne”.[23] Wspólnik winien jednak zwrócić spółce koszty wydania dokumentów.[24] Z kolei A. Kidyba zwraca uwagę, iż co prawda nie można wynosić dokumentów poza siedzibę spółki ale ma prawo do sporządzania notatek i kopii dokumentów.[25] Obecnie problem dotyczy dopuszczalności skanowania dokumentów czy robienia ich zdjęć cyfrowych. Oczywiście nie powinno budzić sporu stwierdzenie, że kontrolowana spółka udostępnia kopie czy odpisy dokumentów, zezwala na ich powielanie elektroniczne, jeżeli obie strony nie pozostają w sporze co do takiego zakresu uprawnień kontrolnych wspólnika.[26] Niemniej wyrażana w piśmiennictwie dopuszczalność sporządzania kopii dokumentów nie wynika z wykładni językowej art. 212 § 1 k.s.h., który stanowi o „p r z e g l ą d a n i u” ksiąg i dokumentów. Przeglądanie nie jest jednak jednoznaczne z ich kopiowaniem (mechanicznym czy elektronicznym). Oczywiście w praktyce nie jest możliwe sporządzenie bilansu bez zrobienia notatek, ale jedynie możliwość zrobienia wyciągu (notatki) z dokumentu jest uprawnieniem bezspornym na gruncie art. 212 § 1 k.s.h. Z drugiej strony powstaje praktyczne pytanie czy zrobienie notatki (wyciągu) z najbardziej istotnych elementów dokumentu stoi na przeszkodzie dozwoleniu wspólnikowi na powielenie całego dokumentu, skoro wyciąg (notatka) i tak będzie zawierała najcenniejsze dane z dokumentu. Warto dodać, iż sporządzenie przez wspólnika bilansu – dla własnych potrzeb – nie jest objęte procedurą odwoławczą.[27] Wspólnik może żądać wyjaśnień od zarządu domagając się ich przekazania w formie pisemnej.[28]

Wspólnik ma prawo do przeglądania ksiąg i dokumentów spółki, sporządzania bilansu dla swego użytku, żądania wyjaśnień od zarządu. Uprawnienie do powielania dokumentów może budzić spory.

Zarząd może odmówić wspólnikowi

1. wyjaśnień
2. oraz udostępnienia do wglądu ksiąg i dokumentów spółki,

jeżeli :

a) istnieje uzasadniona obawa, że wspólnik wykorzysta je w celach sprzecznych z interesem spółki

b) i przez to wyrządzi spółce znaczną szkodę

W literaturze podniesiono, iż dla odmowy wykonania prawa kontroli nie musi działać cały zarząd – wystarczające jest, aby na podstawie zachowania któregokolwiek z członków zarządu uzasadniała stwierdzenie, że wspólnik nie ma możliwości wykonania swojego prawa.[29] Ten punkt widzenia dotyczy jednak przede wszystkim ochrony interesów wspólnika korzystającego z prawa kontroli. Należałoby zalecić aby – o ile jest to możliwe - odmowę wykonania prawa kontroli wyrazić w uchwale zarządu.

Ustawodawca wskazuje na dwie przesłanki odmówienia wspólnikowi realizacji prawa kontroli. Obie przesłanki muszą wystąpić łącznie.[30] Uzasadniona obawa powinna być mierzona według kryteriów obiektywnych.[31] Obawa powinna wspierać się na rzetelnych argumentach, skoro ustawodawca wymaga aby była ona „uzasadniona”. W literaturze przedmiotu zwraca się uwagę, iż do typowych przypadków związanych z uzasadniona obawą zalicza się przypadek, gdy wspólnik jest konkurentem spółki albo w sposób bezpośredni lub pośredni jest powiązany z konkurencją spółki kontrolowanej, np. jest wspólnikiem lub członkiem organów spółki konkurencyjnej albo jego osoby bliskie uczestniczą w takiej spółki. Pod zakres pojęciowy uzasadnionej obawy podlegają również już istniejące przypadki braku lojalności wspólnika względem spółki, zatargi między wspólnikami, które mogą powodować ocenę, że wspólnik będzie działał sprzecznie z interesem spółki, obawa, że dokumenty zostaną udostępnione innym osobom w celu szykany spółki, członków zarządu czy wspólników.[32] Konstrukcja przepisu powoduje, iż rozważaniu podlega sytuacja czysto hipotetyczna.[33] Przepis wymaga, aby uzasadniona obawa wiązała wykorzystanie wiedzy wynikłej z kontroli z wyrządzeniem spółce znacznej szkody. Zatem jak trafnie podnosi się w piśmiennictwie zarząd kontrolowanej spółki winien wykazać sprzeczność celu w jakim zostałyby wykorzystane informacje z interesem kontrolowanej spółki, ale także, iż wykorzystanie informacji prowadziłoby do szkody (hipotetyczny test warunku koniecznego).[34] Co ważne, uzasadniona obawa musi dotyczyć hipotetycznej „znacznej” szkody, a nie szkody „zwykłej”.[35] Szkoda może przybrać postać rzeczywistych strat (damnum emergens) albo utraconych korzyści (lucrum cessans), zgodnie z art. 361 k.c. w zw. z art. 2 k.s.h.[36] Poza pojęciem szkody w rozumieniu art. 212 k.s.h. pozostaje utrata szansy na uzyskanie korzyści (tzw. szkoda ewentualna).[37] W literaturze, za postać szkody uznaje się naruszenie dobrego imienia spółki (podważenie renomy wśród kontrahentów).[38] Odmowa może mieć charakter czasowy albo trwały.[39]

Dalej powstaje pytanie, czy można odmówić wykonywania prawa kontroli, jeżeli jest ona prowadzona dla szykany, zwykłego nękania zarządu, a nie zachodzą przesłanki odmowy z art. 212 § 2 k.s.h. W tej kwestii w piśmiennictwie zrodziły się dwie grupy poglądów.

Z jednej strony przyjmuje się, nie można odmówić prawa kontroli z powołaniem się na nadużycie prawa podmiotowego, albowiem art. 212 § 2 k.s.h. stanowi lex specialis względem art. 5 k.c. w zw. z art. 2 k.s.h.[40] Za takim stanowiskiem wywiedziono argument z wykąłdni celowościowej. Konstrukcja nadużycia prawa podmiotowego mogłaby stać się łatwą podstawą do odmowy wspólnikowi prawa kontroli, bez możliwości wdrożenia procedury odwoławczej przewidzianej w art. 212 § 2 – 4 k.s.h.[41] Według drugiego z poglądów kontrola w celu szykany, jako nadużycie prawa podmiotowego, jest niedopuszczalna.[42] Jak się uważa odmowa kontroli z uwagi na nadużycie prawa podmiotowego podlega kontroli sądu.[43] w tej grupie poglądów należałoby także umieścić stanowisko A. Kidyby, który uważa, iż niedopuszczalne jest kontrolowanie spółki dla szykany członków zarządu czy innych organów czy wspólników. Zdaniem tego Autora – nie można zaakceptować nadużywania prawa indywidualnej kontroli poprzez zgłoszenie żądania wyjaśnień codziennie, tuż przed końcem pracy, bez podstaw faktycznych.[44] Pogląd o odmowie prawie kontroli w przypadku jego nadużycia miał – w zasadzie niekwestionowane - obywatelstwo pod rządem art. 205 Kodeksu handlowego[45], przy czym o ile art. 205 k.h. jest odpowiednikiem art. 212 § 1 k.s.h., o tyle § 2 – 4 k.s.h. stanowią nową regulację względem Kodeksu handlowego. Dobrym wyjściem dla rozwiązania tego sporu akademickiego może być oddanie sprawy po ocenę właściwego sądu (w trybie art. 212 § 2 – 4 k.s.h.) w przypadku podjęcia decyzji o odmowie dopuszczenia wspólnika do indywidualnej kontroli z uwagi na szykany wspólnika. Nadużywanie prawa kontroli może stanowić podstawę wyłączenia wspólnika ze spółki.[46]

Jak podnosi się w piśmiennictwie przepis art. 212 k.s.h. skonstruowany został w taki sposób, aby było możliwe w praktyce znalezienie złotego środka pomiędzy ochroną interesów spółki pomiędzy nielojalnym zachowaniem się wspólników z jednej strony a zapewnieniem wspólników realnego wykonywania prawa kontroli z drugiej strony.[47]

Odmowa dopuszczenia wspólnika do indywidualne kontroli spółki powinna być oceniana dla konkretnej sprawy, w zależności od przedmiotu kontroli, rodzaju dokumentów i wyjaśnień, których wspólnik żąda. Oczywiście nie bez znaczenia dla decyzji zarządu kontrolowanej spółki będzie kwestia sporu pomiędzy wspólnikiem wykonującym prawo kontroli a innymi wspólnikami, kwestia stosunku konkurencji, kwestia wcześniejszych dowodów nielojalności wspólnika. Dla uzasadnienia odmowy winna istnieć obawa, iż wspólnik pozyskane informacje wykorzysta w celu sprzecznym z interesem spółki i wyrządzi jej tym samym znaczną szkodę.

Blog