Kto jest dysponentem dokumentów Rady Nadzorczej w postaci protokołów, itp. i innych powstałych w wyniku postępowania konkursowego na Członka Zarządu Spółki?
Co do zasady dysponentem dokumentu jest organ, który go wytworzył i wprowadził do obiegu prawnego.
Ustawodawca w pewnych przypadkach w sposób szczególny reguluje zagadnienia z udostępnianiem pewnych dokumentów (np. co do księgi akcyjnej, listy obecności na walnym zgromadzeniu akcjonariuszy).
Pewne zagadnienia związane z dokumentem pochodzącym od Rady Nadzorczej reguluje rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2003 r. w sprawie przeprowadzania postępowania kwalifikacyjnego na stanowisko członka zarządu w niektórych spółkach handlowych, w myśl którego z przeprowadzonego postępowania kwalifikacyjnego sporządza się protokół. Protokół powinien zawierać w szczególności:
1) datę i miejsce przeprowadzenia poszczególnych czynności postępowania;
2) imiona i nazwiska osób przeprowadzających postępowanie;
3) listę kandydatów biorących udział w postępowaniu;
4) opis przeprowadzonych czynności i podjętych uchwał;
5) treść przeprowadzanych rozmów z kandydatami oraz wyniki postępowania (§ 10 ust. 2 rozp.).
Zgodnie z § 12 ust. 1 i 2 rozp. Rada Nadzorcza powiadamia o wynikach postępowania kwalifikacyjnego akcjonariuszy na najbliższym walnym zgromadzeniu oraz udostępnia protokół z postępowania kwalifikacyjnego. Rada Nadzorcza, na wniosek kandydata, który nie został powołany na członka zarządu, może w udostępnianym protokole z postępowania kwalifikacyjnego pominąć dane osobowe tego kandydata.
Z powyższych przepisów wynika, że dostęp do protokołu Rady Nadzorczej z postępowania kwalifikacyjnego posiadają akcjonariusze Spółki.
Powyższa regulacja, która upoważnia akcjonariuszy do wglądu w protokół Rady Nadzorczej nie może być stosowana rozszerzająco. Nie odpowiada zatem ona na pytanie postawione we wstępie do niniejszej opinii prawnej.
W obrębie porządku prawnego spółek obowiązuje Regulamin Rady Nadzorczej, który reguluje pewne zagadnienia związane z protokołami Rady.
Regulamin Rady Nadzorczej może stanowić, że oryginały protokołów, uchwały oraz wszelkie inne materiały dokumentujące działania Rady Nadzorczej winny być przechowywane w siedzibie Spółki w taki sposób, aby dostęp do nich mieli członkowie Rady i upoważnieni pracownicy Spółki. Protokoły z posiedzeń Rady Nadzorczej oraz ich fragmenty nie mogą być podawane do publicznej wiadomości bez zgody Rady Nadzorczej.
Dostęp do protokołów Rady Nadzorczej mogą mieć zatem:
- Członkowie Rady Nadzorczej (przy czym chodzi tu o urzędujących Członków)
- Upoważnieni Pracownicy Spółki; należy przyjąć, że takie upoważnienie winno wypływać z uchwały Rady Nadzorczej
Podawanie fragmentów dokumentów Rady Nadzorczej do publicznej wiadomości wymaga zgody Rady Nadzorczej.
Przeprowadzając wnioskowanie a fortiori należy zatem przyjąć, że udostępnianie (a w tym kopiowanie) dokumentów Rady Nadzorczej wymaga jej zgody.
Należy dalej wskazać, że osoba trzecia nie ma roszczenia do Rady Nadzorczej o udostępnienie dokumentu. Rada Nadzorcza nie ma obowiązku uwzględnienia takiego dezyderatu.
Zgodnie z art. 248 k.p.c. każdy obowiązany jest przedstawić na zarządzenie sądu w oznaczonym terminie i miejscu dokument znajdujący się w jego posiadaniu i stanowiący dowód faktu istotnego dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba że dokument zawiera informacje niejawne. Od powyższego obowiązku może uchylić się ten, kto co do okoliczności objętych treścią dokumentu mógłby jako świadek odmówić zeznania albo kto posiada dokument w imieniu osoby trzeciej, która mogłaby z takich samych przyczyn sprzeciwić się przedstawieniu dokumentu. Jednakże i wówczas nie można odmówić przedstawienia dokumentu, gdy jego posiadacz lub osoba trzecia obowiązani są do tego względem chociażby jednej ze stron albo gdy dokument wystawiony jest w interesie strony, która żąda przeprowadzenia dowodu. Strona nie może ponadto odmówić przedstawienia dokumentu, jeżeli szkoda, na którą byłaby przez to narażona, polega na przegraniu procesu.
Innymi słowy nawet obowiązek przedstawienia dokumentu na żądanie Sądu nie ma bezwzględnego charakteru.
Wnioski:
Na żądanie osoby niebędącej akcjonariuszem dokument w postaci protokołu Rady Nadzorczej może zostać udostępniony (przekazany w kopii) przez Radę Nadzorczą albo o upoważnionego przez Radę Nadzorczą pracownika Spółki.
Blog